A Secretaria Escolar é um setor subordinado à Direção Geral e ao Vice-Diretor da Ação Educativa Pastoral Salesiana do ISFS, encarregada dos serviços de protocolo, escrituração e registro escolar, de pessoal, arquivo, fichário e preparação de correspondência do Colégio.

A Secretaria Escolar do ISFS  é o órgão responsável pelos documentos e informações que comprovem, inequivocamente, a identidade e os fatos relativos à escolaridade de cada aluno e evidenciem, ao mesmo tempo, os aspectos de organização e ação da escola referentes ao processo de educação e ensino.

A  estrutura organizacional da Secretaria Escolar, bem como os recursos humanos, materiais e físicos nela disponíveis, atendem educacional e administrativamente à diversidade dos cursos  mantidos pelo ISFS.

Os atos escolares, para efeitos de registros, comunicação de resultados e arquivamento, são escriturados em livros e fichas padronizados, observando-se no que couberem, os regulamentos e disposições legais aplicáveis, podendo ainda ser usados os recursos da computação ou similares.

O arquivo de documentos referentes à vida escolar dos alunos é mantido em condições de fácil acesso e pronta consulta, sendo os documentos arquivados no original, se emitidos pela instituição e, sob forma de cópia conferida, se emitidos por terceiros.

Resguardadas as características de autenticidade, em qualquer época pode o ISFS substituir os livros, fichas ou formulários de registro de escrituração utilizados, por outros, bem como alterar os processos utilizados, simplificando-os e racionalizando-os.

O serviço de Secretaria é executado  por um Secretário Escolar, coadjuvado por tantos auxiliares quantos forem necessários.

O Secretário  Escolar, profissional devidamente habilitado, é admitido na forma da lei, investido pela Entidade Mantenedora e cadastrado junto a Secretaria de Estado de Educação.

Compete ao Secretário Escolar do ISFS:

a)       planejar, coordenar e implementar os trabalhos pertinentes à documentação e escrituração escolar;

b)       organizar e manter atualizados os arquivos, controlando a entrada e saída da documentação relativa aos encargos de sua responsabilidade, zelando pela segurança e autenticidade da documentação;

c)       assinar, juntamente com o Diretor Geral,ou seu substituto legal, os documentos oficiais do Colégio, referentes à sua área de atuação, em especial os referentes a vida escolar do aluno.

d)       vetar o manuseio por pessoas estranhas ao serviço, bem como a retirada do âmbito do Colégio de pastas, diários de classes e registros de qualquer natureza, salvo quando requeridos oficialmente por órgão autorizado;

e)       articular-se com os setores técnico-pedagógicos, para que, nos prazos previstos sejam fornecidos todos os resultados escolares dos alunos;

f)        participar do planejamento geral do Colégio, e demais reuniões com vistas ao registro da escrituração escolar e arquivo;

g)      analisar as transferências recebidas com o respectivo histórico escolar, a fim de definir possível reclassificação, conforme normas em vigor;

h)        redigir e expedir correspondências oficiais;

i)          encaminhar aos órgãos competentes os dados e informações educacionais solicitados;

j)          definir as tarefas dos componentes da equipe da Secretaria Escolar;